InvoiceCraft Anwendungs-Handbuch — Komponenten im Überblick

1. Dashboard

/app

Die Startseite nach der Anmeldung — ein Überblick über die Lage Ihres Unternehmens in Sekunden.

Kennzahlen: offener Betrag, überfällige Rechnungen, niedriger Bestand und Entwürfe.
Liste „Rechnungen, die Aufmerksamkeit benötigen" — priorisiert (überfällig, dann offen).
Schnellstart-Checkliste für die Ersteinrichtung (Unternehmensprofil, erster Kunde, erster Katalogartikel, erste Rechnung).
Karten für niedrigen Bestand und neue Kunden mit Direktlinks.
Schnellaktionen zum Erstellen eines Dokuments oder Öffnen von Kunden und Katalog.
Feste Seitenleiste zur Navigation und globale Suche (Rechnungen, Kunden, Produkte).

Dashboard: Kennzahlen, dringende Rechnungen und Schnellstart.

2. Dokumente (Rechnungen & Angebote)

/documents

Das operative Herzstück: eine Tabelle für alle Rechnungen, Angebote und Gutschriften.

Tabs nach Typ: Rechnung, Angebot, E-Rechnung importieren und Importe.
Filter nach Status (Entwurf, Ausgestellt, Bezahlt, Storniert), „nur überfällige" und Volltextsuche.
Anzeige von Nummer, Kunde, Ausstellungsdatum, Status, Referenz und offenem Betrag.
Direktaktionen: Dokument öffnen, Zahlungen erfassen, Archiv anzeigen.
Seitennummerierung, einstellbare Zeilenzahl, interner Scrollbereich mit fixiertem Tabellenkopf.

Dokumentenliste mit farbigen Status und offenen Beträgen.

3. Neues Dokument erstellen

/documents/new

Ein Schritt-für-Schritt-Assistent zum schnellen und fehlerfreien Erstellen einer Rechnung oder eines Angebots.

Dokumenttyp wählen (Rechnung / Angebot), dann den Kunden per Suche auswählen.
Positionen aus dem Katalog oder manuell hinzufügen: Menge, Preis, Steuersatz je Position.
Automatische Summenberechnung: Netto, Steuer (inkl. Kleinunternehmerregelung) und Brutto.
Abschließende Prüfung vor dem Speichern als Entwurf oder direktem Ausstellen.

Neues Dokument — Assistent zum Erstellen eines neuen Dokuments.

4. Kunden

/customers

Vollständige Verwaltung des Kundenstamms mit allen steuerlichen Daten für die deutsche und europäische Rechnungsstellung.

KPI-Leiste: aktive Kunden, Anzahl der Dokumente, offener Saldo und Top-Kunden.
Tabelle je Kunde: Aktivität (Dokumentanzahl, offener Saldo, letztes Dokument), Kontaktdaten und steuerliche Details (Steuernummer, USt-IdNr, Leitweg-ID für B2G-Kunden).
Status-Badge (aktiv / inaktiv) und B2G-Kennzeichnung für öffentliche Auftraggeber.
Sofortsuche, Bearbeiten/Löschen je Zeile und Kartenansicht für Mobilgeräte.

Kundenseite: KPI-Leiste und Detailtabelle.

5. Katalog (Produkte & Dienstleistungen)

/catalog

Die Bibliothek der Produkte und Dienstleistungen, aus denen Rechnungspositionen entstehen — mit optionaler Bestandsverfolgung.

Je Artikel: Name und Beschreibung, Typ (Produkt / Dienstleistung), Einheit, Code, Preis, Standardmenge und Steuersatz.
Bestandsverfolgung: aktueller Bestand, Warnschwelle, Bestandswert — mit farbigen Status-Badges (Auf Lager / Niedriger Bestand / Nicht auf Lager / Nicht verfolgt).
Schneller Bestandsfilter (Alle, Verfolgt, Niedrig, Nicht auf Lager, Verfügbar) und Volltextsuche.
Bestandskorrektur direkt aus der Tabelle und Link zur Bewegungshistorie jedes Artikels.

Katalogseite — Katalog mit Bestandsstatus-Badges und Aktionsschaltflächen.

6. Bestandsbericht

/inventory

Analytischer Blick auf den Bestand: Wert, Warnungen und Umschlagsgeschwindigkeit.

Kennzahlen: Gesamtbestandswert, verfolgte Artikel, Artikel mit niedrigem Bestand und potenzielle Marge.
Detailtabelle mit aktuellem Bestand, Warnschwellen und Bewegung der letzten 30 Tage.
Beobachtungsliste für niedrigen Bestand und die aktivsten Produkte.
CSV-Export, Drucken/PDF und E-Mail-Versand der Niedrigbestandsliste.

Bestandsbericht mit Kennzahlen und Beobachtungslisten.

7. Berichte

/reports

Finanzberichte für den gewählten Zeitraum mit vollständigem Archiv-Export.

Filter nach Kunde, Produkt und Zeitraum.
Zeitraum-Kennzahlen: ausgestellter Wert, Dokumentanzahl, durchschnittlicher Dokumentwert und Gesamtumsatz.
Umsatztrend-Diagramm und Umsatzanteile der Top-Kunden.
Forderungsalter-Tabelle (nicht fällig, 1–15, 16–30, 31+ Tage überfällig) und Liste überfälliger Rechnungen.
ZIP-Archiv-Export mit PDFs, E-Rechnungs-XML und Prüfprotokollen für einen Datumsbereich.

Berichtsseite — Berichte: Filter, Umsatztrend und Forderungsalter.

8. Aktivitätsprotokoll

/activity

Ein Audit-Log aller Änderungen im Konto — wer hat was wann geändert.

Erfasst Dokumente, Kunden, Katalog, Bestand und Einstellungen.
Filter nach Entität, Aktionstyp, Benutzer und Zeitraum.
Zeigt Zeit, Aktion, Entität, Änderungszusammenfassung und ausführenden Benutzer.

9. Eingehende E-Rechnungen

/einvoices

Empfang und Prüfung elektronischer Lieferantenrechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.

Import von XML-/PDF-Dateien elektronischer Rechnungen mit Validierung.
Anzeige des Prüf- und Validierungsstatus jeder importierten Rechnung.
Detailseite mit allen extrahierten Rechnungsdaten.

10. Import & Export

/import-export

Datenübernahme und -ausgabe im CSV-Format.

Massenimport von Kunden und Katalogartikeln aus CSV-Dateien.
Export Ihrer Daten zur Sicherung oder externen Verarbeitung.
Vorlagen und Hinweise zum Dateiformat.

Import und Export — Import- und Exportseite.

11. Unternehmenseinstellungen

/settings/company

Die offiziellen Daten, die auf Ihren Rechnungen erscheinen und das Abrechnungsverhalten bestimmen.

Firmenname, Adresse, Kontaktdaten und Logo.
Steuerliche Angaben (Steuernummer / USt-IdNr) und Kleinunternehmer-Option (§ 19 UStG).
Bankverbindung (IBAN / BIC) für den Rechnungsdruck.
Nummernkreis-Präfixe für Rechnungen und Angebote, Standardwährung und -sprache.

Unternehmenseinstellungen mit Steuer- und Bankdaten.

12. Rechnungsvorlagen

/settings/templates

Gestaltung des PDF-Dokuments, das Ihr Kunde erhält.

Vorlagenauswahl und Farbanpassung.
Kopf- und Fußtexte (Zahlungsbedingungen, rechtliche Hinweise, Grußformel).
Live-Vorschau vor dem Speichern.

Rechnungsvorlagen — Vorlagen-Editor mit Vorschau.

13. Benutzer & Einladungen

/settings/users

Team- und Berechtigungsverwaltung innerhalb des Unternehmenskontos.

Einladung neuer Mitglieder per E-Mail.
Abgestufte Rollen und Berechtigungen (Inhaber, Manager, Bearbeiter …).
Verwaltung ausstehender Einladungen und bestehender Mitglieder.

Benutzer und Einladungen — Benutzer- und Einladungsverwaltung.

14. Abonnement & Abrechnung

/billing

Verwaltung Ihres InvoiceCraft-Abonnements.

Anzeige des aktuellen Plans (Free / Starter / Pro / Business) und seiner Limits.
Upgrade oder Downgrade sowie Zahlungsverwaltung über Stripe.
Einsicht in frühere Abonnementrechnungen.