InvoiceCraft Appguide

InvoiceCraft är en webbapplikation för att skapa och hantera fakturor och offerter, byggd för små och medelstora företag i Tyskland och EU — med stöd för e-fakturor (XRechnung / ZUGFeRD), kund-, katalog- och lagerhantering samt finansiella rapporter. Den här guiden går igenom varje huvudfunktion med en skärmbild.

1. Översikt

/app

Din startsida efter inloggning — en komplett bild av företagets läge på några sekunder.

  • Nyckeltal: utestående (ej inkasserat) saldo, förfallna fakturor, produkter med lågt lagersaldo och utkast.
  • Listan ”Fakturor som kräver uppmärksamhet” sorterad efter prioritet (förfallna först, sedan öppna).
  • En ”Snabbstart”-checklista för de första stegen (företagsprofil, första kunden, första produkten, första fakturan).
  • Kort för ”Lågt lagersaldo” och ”Senaste kunder” med direktlänkar.
  • Snabbknappar för att skapa ett nytt dokument eller öppna kunder och katalog.
  • Ett fast sidofält för navigering, med global sökning (fakturor, kunder, produkter) högst upp.
Översikt
Översikten: nyckeltal, fakturor som kräver uppmärksamhet och snabbstart.

2. Dokument (fakturor, offerter & följesedlar)

/documents

Appens operativa hjärta: en tabell för alla fakturor, offerter, följesedlar och kreditfakturor (Gutschrift).

  • Flikar per typ: faktura, offert, följesedel, e-fakturaimport och importer.
  • Filtrera på status: utkast, utfärdad, betald, makulerad — plus filtret ”endast förfallna” och fritextsökning.
  • Visar nummer, kund, utfärdandedatum, status, referens och utestående saldo per dokument.
  • Direkta åtgärder: öppna dokumentet, registrera betalningar och visa arkivet.
  • Sidnumrering med justerbart antal rader, intern rullningsyta och fast tabellhuvud.
Dokumentlista
Dokumentlistan med färgade statusar och utestående saldon.

3. Skapa ett nytt dokument

/documents/new

En steg-för-steg-guide för att snabbt skapa en ny faktura, offert eller följesedel utan misstag.

  • Välj dokumenttyp (faktura / offert / följesedel) och sedan kund från en sökbar lista.
  • En följesedel visar endast artiklar och kvantiteter — utan priser eller moms.
  • Lägg till rader från katalogen eller manuellt: kvantitet, pris och momssats per rad.
  • Automatiska summor: netto, moms (inklusive stöd för tyska småföretagarregeln §19 UStG ”Kleinunternehmer”) och brutto.
  • En slutlig granskning innan du sparar som utkast eller utfärdar direkt.
Nytt dokument
Guiden för nytt dokument med dess steg.

4. Kunder

/customers

Komplett kundhantering med alla skatteuppgifter som krävs för tysk och europeisk fakturering.

  • Ett nyckeltalsfält högst upp: aktiva kunder, antal dokument, utestående saldo och toppkunder.
  • Tabellen visar per kund: aktivitet (antal dokument, utestående saldo, senaste dokument), kontaktuppgifter och skatteuppgifter (skattenummer, momsregistreringsnummer och Leitweg-ID för offentliga B2G-kunder).
  • Statusmärke (aktiv / inaktiv) och B2G-märke för myndigheter.
  • Direktsökning, redigera- och ta bort-åtgärder per rad samt kortvy på mobil.
Kundsidan
Kunder: nyckeltalsfältet och den detaljerade tabellen.

5. Katalog (produkter & tjänster)

/catalog

Biblioteket med produkter och tjänster som fakturaraderna byggs av, med valfri lagerspårning.

  • Varje artikel har: namn och beskrivning, typ (produkt / tjänst), enhet, kod, pris, standardkvantitet och momssats.
  • Lagerspårning: aktuellt lagersaldo, larmgräns för lågt saldo, lagervärde, med färgade statusmärken (i lager / lågt / slut / spåras inte).
  • Ett snabbt lagerfilter (alla, spårade, lågt, slut, tillgängliga) och textsökning.
  • En lagerjusteringsknapp direkt i tabellen och en länk till varje produkts rörelsehistorik.
Katalogsidan
Katalogen med lagerstatusmärken och radåtgärder.

6. Lagerrapport

/inventory

En analytisk vy av lagret: värde, varningar och rörelsehastighet.

  • Nyckeltal: totalt lagervärde, antal spårade artiklar, artiklar med lågt saldo och potentiell marginal.
  • En detaljerad tabell med aktuellt lagersaldo, larmgränser och 30 dagars rörelse.
  • En bevakningslista för lågt lagersaldo och de mest aktiva produkterna.
  • CSV-export, utskrift / PDF och e-post med bristlistan till ditt team.
Lagerrapport
Lagerrapporten med nyckeltal och bevakningslistor.

7. Rapporter

/reports

Finansiella rapporter för vald period, med fullständig arkivexport.

  • Filtrera på kund, produkt och period.
  • Periodens nyckeltal: utfärdat värde, antal dokument, genomsnittligt dokumentvärde och totalsumma.
  • Ett diagram över intäktstrenden och toppkundernas andel av intäkterna.
  • En åldersanalys av kundfordringar (ej förfallna, 1–15, 16–30, 31+ dagar) och listan över förfallna fakturor.
  • Exportera ett ZIP-arkiv med PDF-filer, e-faktura-XML och valideringsprotokoll för en vald period.
Rapportsidan
Rapporter: filter, intäktstrend och åldersanalys.

8. Aktivitetslogg

/activity

Ett revisionsspår för varje ändring i kontot — vem som ändrade vad och när.

  • Täcker dokument, kunder, katalog, lager och inställningar.
  • Filtrera på entitet, åtgärdstyp, användare och period.
  • Visar tid, åtgärd, entitet, ändringssammanfattning och användaren som utförde den.
Aktivitetslogg
Aktivitetsloggen med dess filter.

9. Inkommande e-fakturor

/einvoices

Ta emot och granska leverantörers e-fakturor i formaten XRechnung och ZUGFeRD.

  • Importera e-faktura-XML / PDF-filer och validera dem.
  • Se valideringsstatus för varje importerad faktura.
  • En detaljsida per faktura som visar alla extraherade uppgifter.
E-fakturor
Listan över importerade e-fakturor.

10. Import & export

/import-export

Flytta data in i och ut ur appen som CSV.

  • Massimportera kunder och katalogartiklar från CSV-filer.
  • Exportera dina data för säkerhetskopiering eller extern bearbetning.
  • Färdiga mallar och instruktioner för filformat.
Import och export
Import- och exportsidan.

11. Företagsinställningar

/settings/company

De officiella uppgifterna som visas på dina fakturor och styr faktureringsbeteendet.

  • Företagsnamn, adress, kontaktuppgifter och logotyp.
  • Skattenummer (Steuernummer / USt-IdNr) och alternativet för småföretagare (Kleinunternehmer).
  • Bankuppgifter (IBAN / BIC) som skrivs på fakturan.
  • Nummerprefix för fakturor och offerter samt standardvaluta och språk.
Företagsinställningar
Företagsinställningar med skatte- och bankuppgifter.

12. Fakturamallar

/settings/templates

Anpassa den slutliga PDF-fil som din kund får.

  • Välj designmall och anpassa färgerna.
  • Sidhuvud- och sidfotstexter (betalningsvillkor, juridiska anmärkningar, hälsning).
  • En live-förhandsgranskning av mallen innan du sparar.
Fakturamallar
Fakturamallredigeraren med förhandsgranskning.

13. Användare & inbjudningar

/settings/users

Hantera ditt team och deras behörigheter i företagskontot.

  • Bjud in nya medlemmar via e-post.
  • Graderade roller och behörigheter (ägare, chef, redaktör…) styr vad varje medlem kan göra.
  • Följ upp och återkalla väntande inbjudningar och hantera nuvarande medlemmar.
Användare och inbjudningar
Hantering av användare och inbjudningar.

14. Prenumeration & fakturering

/billing

Hantera din egen InvoiceCraft-prenumeration.

  • Se din nuvarande plan (Free / Starter / Pro / Business) och dess gränser.
  • Uppgradera eller nedgradera och hantera din betalmetod via Stripe.
  • Se dina tidigare prenumerationsfakturor.
Prenumeration och fakturering
Prenumerationssidan och planhantering.